Военнослужащие любых воинских званий, видов и родов войск, бывшие военнослужащие, сотрудники частных военных компаний и участники добровольческих формирований, а также волонтеры, участники фондов и программ поддержки специальной военной операции (СВО) и (или) члены их семей, каждый, кто имеет отношение к СВО, могут обратиться в государственный (муниципальный) архив и выразить намерение передать свои документы, фото и видеоматериалы, воспоминания на постоянное хранение.
Какие документы можно передать в архив?
В архив принимаются документы на различных носителях, в разнообразных формах (текстовые, изобразительные, аудиовизуальные, электронные документы) следующих видов:
личные официальные документы (удостоверения, свидетельства, военные билеты и др.);
дневники, записные книжки, мемуары, воспоминания;
интервью (аудио-, видео- или текстовые) с участниками СВО, их родными, знакомыми, в том числе, записанные сотрудниками государственных, муниципальных архивов;
творческие работы различных жанров (песни, стихи, рисунки и др.);
переписка; фотографии; документы об участнике (статьи, вырезки из газет и журналов и др.);
другие документы и предметы по согласованию с архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Не все документы могут поступить на хранение в архив. Не отобранные для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации документы и предметы возвращаются участнику СВО в установленном порядке.
Как оформляется передача документов?
Передача документов оформляется договором. Документы предварительно принимаются по описи (по сдаточной описи), часть из них может впоследствии быть возвращена владельцу документов по акту. При 2 окончательном приеме отобранных документов на постоянное хранение в архив составляется опись дел, документов постоянного срока хранения.
Участники СВО и иные лица, осуществляющие передачу документов и иных материалов на хранение в государственный или муниципальный архив, не несут никакой финансовой нагрузки.
Подготовленные архивом описи и акты согласовываются с лицом, передающим документы.
Отобранные документы формируются в отдельный фонд личного происхождения или включаются в коллекцию, сформированную из документов разных лиц по тематическому, видовому или иному признаку.
Важно. Доступ к передаваемым документам может быть ограничен на 75 лет в соответствии с частью 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Участник СВО и иное лицо, передающее документы и другие материалы, имеет право установить иной срок ограничения доступа к его документам (срок ограничения может быть снят, снижен или увеличен по желанию передающей стороны). Данные ограничения устанавливаются в договоре передачи документов личного происхождения в государственный, муниципальный архив.
Передача документов в архив может быть организована как торжественное мероприятие, с приглашением почетных гостей и представителей СМИ. Передача документов может осуществляться также в рамках проведения уроков мужества для детей и молодежи, других информационных и просветительских проектов, посвященных событиям и героям СВО, во время встреч с участниками СВО и иными лицами.
Как заявить о своем желании передать документы?
Участник СВО и иное лицо, изъявившее желание передать документы на постоянное хранение, может обратиться в устной или письменной форме в государственный, муниципальный архив (обращение может быть составлено в электронном виде и (или) на бумажном носителе) (рекомендуемая форма заявления прилагается):
при личном посещении архива;
по почте (или любым другим доступным способом) в соответствующий архив;
по номерам телефонов контактных лиц государственных, муниципальных архивов.
Письменное обращение должно содержать:
наименование архива;
фамилию, имя, отчество участника СВО и иного лица;
почтовый адрес или адрес электронной почты, иные контактные данные участника СВО и иного лица для направления ему ответа;
изложение сути обращения;
сведения о документах или материалах, которые планируется передать на постоянное хранение;
личную подпись и дату.
Как устные, так и письменные обращения участников СВО и иного лица подлежат обязательному рассмотрению.
Как узнать, в какой архив необходимо обратиться?
Участник СВО или иное лицо, желающее передать документы на постоянное хранение, может обратиться в:
федеральный государственный архив;
государственный архив субъекта Российской Федерации;
муниципальный архив.
Информацию об адресах, контактных данных можно уточнить на официальном сайте «Портал Архивы России» на главной странице в разделе «Архивная сеть Российской Федерации».
Информация об адресах, контактных данных должностных лиц федеральных государственных архивов, размещена в разделе «Федеральные архивные учреждения». Рекомендуем обращаться в Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив кинофотофонодокументов» (далее – РГАКФФД), Федеральное казенное учреждение «Российский государственный военный архив» (далее – РГВА):
РГАКФФД
Адрес: 143400, Московская область, г. Красногорск, ул. Речная, 1 Телефон: 8 (495) 562-14-64 Электронная почта: info@rgakffd.ru Официальный сайт: http://rgakfd.ru http://ргакфд.рф
РГВА
Адрес: 125212, г. Москва, ул. Адмирала Макарова, д. 29 4 Телефон: 8 (499) 159-80-91 Электронная почта: rgva_rf@mail.ru Официальный сайт: http://rgvarchive.ru Информация об адресах, контактных данных должностных лиц государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, размещена в разделе «Органы управления архивным делом и архивы субъектов Российской Федерации».